Digitalisierungsleitfaden – das Finanzwesen in der digitalen Transformation

Dies ist der fünfte Teil unserer Serie „Digitalisierung 2021“. Nachdem wir uns in den ersten vier Beiträgen mit den Bereichen Vertrieb, IT-Sicherheit, Marketing und Logistik befasst haben, betrachten wir in diesem Artikel die Digitalisierung der Finanzen. Tipp: Unser Artikel “Digitalisierungsleitfaden – Die digitale Transformation des Controllings“ enthält einige Überschneidungen mit Bereichen des Finanzwesen als auch weiterführende Informationen. In den letzten drei Teilen der Serie geht es um die Digitalisierung von Einkauf, Produktion und Controlling.

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Auch ins Finanz- und Rechnungswesen zieht die Digitalisierung mit Hochgeschwindigkeit ein. Die digitale Disruption ist das „New Normal“.

Digitale Technologien verändern, was Unternehmen tun und wie sie es tun, und das auf unzählige Arten und Weisen. Von Telefon-Apps über Roboter bis hin zu intelligenten Maschinen und vielem mehr - neue Tools und Funktionen kommen so schnell wie seit Jahrzehnten nicht mehr.

Finanzen 2025 – ein Blick in die Zukunft

Nehmen wir uns dieses Tempos an und blicken direkt in die nahe Zukunft. Was wird sich in den kommenden Jahren ändern?

Insights und Service

Durch die Automatisierung von repetitiven und “einfachen” Aufgaben eröffnet sich die Möglichkeit eines verbesserten Kundenservices durch die gewonnene Zeit der einzelnen Mitarbeitenden. Richtig ausgewertet können aus der steigenden Flut an Daten qualitativ hochwertige Erkenntnisse gewonnen werden, von denen sowohl die Kunden als auch die Unternehmen profitieren. Die Rede ist von intelligenter Budgetierung, Planung von Szenarien, fortschrittlichen Prognosen und besserer Visualisierung, um komplexe kommerzielle Entscheidungen zu treffen. Informationen zu Geschäftsentscheidungen werden “just in time” (in Echtzeit) angeliefert und sind vollständig integriert in die Managementprozesse des Unternehmens. Letztendlich wird der Einfluss der Finanzabteilung darauf wachsen, wie und welche Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden.

Finanzen in Echtzeit ("realtime finance")‍

Das periodische Reporting wird Teil der Vergangenheit und nicht mehr die Entscheidungen und Betriebsabläufe bestimmen. Stattdessen erhält man auf Knopfdruck den aktuellen Status - und was noch viel wichtiger ist: die Prognosen für die Zukunft. Die Grenzen zwischen operativen und analytischen Daten beginnt zu verschwinden. Und: es gibt keine monatlichen oder vierteljährlichen Prognosen mehr – denn alles geschieht in "realtime" (Echtzeit).

Self-Service

Selbstbedienung wird zur Norm werden. Zum Leid der Buchhalter, denn Technologie wird 90 Prozent ihrer Arbeit erledigen - ganz ohne menschliche Hilfe. Von der Budget-Anfrage bis zur Berichterstellung: alles Aktivitäten, die bestens digitalisiert werden können. Smart Agents, also intelligente Assistenten (ähnlich wie z. B. auch Siri oder Alexa), „lernen“ über die Zeit, welche Geschäftsinformationen gewünscht werden und werden diese dann auch proaktiv bereitstellen. Auch die Art, wie Informationen dargestellt werden, wird sich verändern – diese werden intuitiver und einfacher zugänglich gemacht.

Finance-as-a-Service

Durch die Vermischung der Finanzbelegschaft mit Algorithmen, Robotern und neuen Positionen entstehen vielfältige Teams – und diese müssen auch nicht mehr ortsgebunden arbeiten. Denken Sie an die Integration von Freiberufler:innen, Projektarbeitenden oder Spezialist:innen. Auch das Outsourcen via Finance-as-a-Service wird über den Mittelstand hinaus an Zugkraft gewinnen.

ERP-Demokratisierung

Da ERP-(Enterprise-Resource-Planning) Lösungen im Zuge der Digitalisierung stetig an Funktionalität hinzugewinnen - und das weit hinausgeht über das (automatisierte) Finanzwesen sowie Bestell-, Produktions- und Personalmanagement - ist mit einer Demokratisierung dieses Anwendungsbereichs zu rechnen. Das bedeutet, dass unterschiedliche Anbieter spezialisierte Anwendungen und Microservices für diesen Kosmos anbieten. Diese integrieren sich in bestehende Lösungen oder kommunizieren via entsprechender Schnittstellen (APIs). Auch dieser gesamte Bereich wird sich überwiegend in der Cloud abspielen, sodass man immer auf dem neuesten Stand ist.

Data Governance

Im Zeitalter der Digitalisierung ist die Datenqualität das Ein und Alles. Data Governance sorgt für einen geordneten Umgang mit Daten, um deren Qualität und Integrität zu erhalten. Dabei ist Datenhygiene ein wenig so wie Zahnseide – wir wissen, dass es wichtig ist, tun es aber nicht oft genug. Die Herausforderung der Datenqualität geht durch alle Abteilungen. Um eine:n Chief Data Officer oder Data Evangelist (jemand, der leidenschaftlich eine kontinuierliche Verbesserung der Daten vorantreibt) wird in den nächsten Jahren kaum ein Unternehmen herumkommen.

Belegschaft und Arbeitsplatz

Die Anforderungen entwickeln sich auch im Finanzwesen schnell weiter und wie auch in vielen anderen Bereichen einer Firma spielen Data Scientists und Business-Analyst:innen eine wichtige Rolle. Stellen Sie sicher, dass ihre neuen Mitarbeitenden die Zukunft repräsentieren. Zu den wichtigen Eigenschaften Ihrer Mitarbeitenden werden folgende zählen: Kundenorientierung, Flexibilität, Fähigkeiten zur Kollaboration und natürlich technische Fähigkeiten, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind. Mit neuartigen Tools wie Self-Service-Reporting, Predictive Modelling (prädiktive Modellierung, eine Wahrscheinlichkeitsrechnung zur Vorhersage von Ereignissen) sowie digitale Assistenten verbessert sich die Fähigkeit Ihrer Mitarbeitenden, bessere Ratschläge für strategische Interventionen zu geben.

Die Macht der Blockchain 

Die Zukunftstechnologie der Blockchain ist ebenfalls in aller Munde und bietet vor allem im Finanzbereich erhebliche Vorteile.

Zum Verständnis: Vereinfacht ausgedrückt ist eine Blockchain eine verteilte, öffentliche Datenbank und steht für sichere, nicht manipulierbare und direkte Transaktionen im Internet. Damit schließt die Blockchain Vertrauenslücken, also die Funktion, die beispielsweise bisher Banken in dieser Beziehung haben.

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Blockchains können Zeit und Kosten aus vielen Prozessen herausnehmen, indem sie Vorgänge in Echtzeit ermöglichen. Somit wird die Betriebseffizienz wesentlich verbessert. Außerdem sind auch Erkenntnisse, sog. "Insights" in Echtzeit möglich. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist Sicherheit, denn durch ein hohes Maß an Kontrolle und Genauigkeit wird das Betrugsrisiko stark verringert.

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Gängige Anwendungsfälle der Blockchain im Finanz- und Rechnungswesen sind z. B. Order-to-cash (gesamter Prozess vom Eingang einer Kundenbestellung bis zur Bezahlung durch den Kunden oder die Kundin), Handelsfinanzierung oder zwischenbetriebliche Transaktionen.

Die Blockchain verbessert auch Prozesse, die über das Finanzwesen hinausgehen, wie die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften oder der Garantieleistung. Besonders interessant ist der Einsatz der Blockchain in der Kombination Finanzen und Supply Chain Management (Management der Lieferkette) – das sogenannte Supply Chain Finance. Hier ist mit enormem Potenzial zu rechnen. Überdies verbessert es die Beziehung von Lieferanten und Abnehmer:innen, da Lieferanten teilweise langwierige Zahlungsziele akzeptieren müssen.

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Wie kann ich die Digitalisierung im Finanzwesen umsetzen? 

Neue Herausforderungen und neue Tools 

Mit der papierlosen Buchführung startet man den Weg in die digitale Transformation. Daten lassen sich nun effizient erfassen, verarbeiten und auswerten. Auch die Archivierung und die Suche wird entscheidend vereinfacht. Die Cloud als Ort zur Verarbeitung und Speicherung der Daten bringt zusätzliche Vorteile im Bereich Datensicherung als auch Verfügbarkeit. Und das zu sehr moderaten Preisen.

Cloud

Außerdem hat die Cloud als Infrastruktur auch oftmals den Vorteil, dass die einzelnen Bereiche durch vorhandene Schnittstellen (sog. APIs) optimal kommunizieren können. Andernfalls muss man diese APIs bereitstellen, damit Warenwirtschafts-, Fakturierungs- oder Lohnprogramme Daten austauschen können und Hand in Hand arbeiten.

Künstliche Intelligenz (KI)

Der Datenanalyse wird der größte Einfluss in den kommenden Jahren zugewiesen. Nicht nur im Finanzwesen. Die Datenanalyse und die Auswertung von Big Data ist ein Paradebeispiel für den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Weiterhin trägt sie zur Kosteneinsparung und Steigerung von Effizienz bei durch Automation (Rechnungen, Verträge, Zahlungsverkehr), und hilft sogar bei der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Hier erfordert es Data Science-Spezialisten, die Daten für erfolgversprechende Use Cases identifizieren und mithilfe von KI auswerten können.

Blockchain

Blockchains sind natürlich die hohe Schule der digitalen Transformation. Große Unternehmen und Wirtschaftsberater sind bereits aktiv in der Umsetzung. Aber das bedeutet nicht, dass dies nur solchen Unternehmen möglich ist. Die Blockchain lässt sich skalieren, d. h. man kann auch klein anfangen. Und sollte es auch. Hier ein Checkliste:

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Fazit 

Wie in jedem Bereich bringt die Digitalisierung großes Potenzial als auch anspruchsvolle Herausforderungen mit sich. Der Schlüssel zu all den neuen Technologien sind qualifizierte Mitarbeitende. Der Mensch steht im Zentrum der digitalen Transformation, denn es geht darum, neue Wege der Wertschöpfung zu finden oder erfinden.

Dabei ist die Talentkrise real – viele Finanzorganisationen haben nicht die Expertise, um den Wechsel zu vollziehen. Schulung und Entwicklung können helfen, aber die Notwendigkeit, neue Fähigkeiten zu rekrutieren, gewinnt an Dringlichkeit. Und es sind eben die Talente, die durch Innovation und Kreativität die Digitalisierung vorantreiben – und die Geschwindigkeit ist hoch bei dieser Transformation.
Halten Sie also Ausschau nach geeigneten Kandidat:innen in Ihrem Unternehmen als auch darüber hinaus.