Candidate Journey — Die 8 Phasen nach PALTRON

„Die richtigen Talente zu finden, ist der entscheidende Schlüssel zum Wachstum. Bewerbende einstellen war - und ist - das Wichtigste, was wir tun.“  — M. Benioff, Gründer von Salesforce (49.000 Mitarbeitende)

Durch den Fachkräftemangel haben Unternehmen zunehmend Schwierigkeiten, geeignete Mitarbeiter:innen zu finden. Die IT ist mit 124.000 offenen Stellen in Deutschland so stark betroffen, dass weniger als zehn Bewerbungen auf eine Position eingehen.
Dieser Fachkräftemangel löst einen “War for Talents” aus, den Sie nur gewinnen können, wenn Sie einen überzeugenden Bewerbungsprozess bieten.

Um im Bewerbungsprozess zu überzeugen, müssen Sie Ihre Candidate Journey und Candidate Experience optimieren.

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Was sind Candidate Journey und Candidate Experience?

Die Candidate Journey beschreibt die Reise Ihrer Kandidat:innen vom Beginn der Stellensuche bis zur Anstellung bei Ihnen (und darüber hinaus). In den verschiedenen Phasen dieser Reise (Customer Journey Phasen) machen Ihre Kandidat:innen verschiedene Erfahrungen. Diese Erfahrungen nennen wir Candidate Experiences.
Was Ihnen kundenseitig als Customer Journey bekannt ist, wird personalseitig zur Candidate Journey. Diese Phasen der Candidate Journey zu identifizieren, bietet uns die Möglichkeit, unsere Kandidat:innen auf demselben Level wie Kund:innen zu behandeln. Denn wenn Sie den “War for Talents” gewinnen wollen, müssen Sie einem neuen Grundsatz folgen: Die Bewerberin ist Königin, der Bewerber König.

Während der gesamten Customer Journey haben die Kandidat:innen vielfältige Interaktionen mit Ihrem Unternehmen. Diese Interaktionen finden sowohl online als auch offline statt.

Ihre Kandidat:innen können zum Beispiel:

• Ihre Stellenanzeige auf einem Jobportal sehen.
• Die Jobs-Seite Ihrer Website besuchen.
• Ein Zeitungsinserat von Ihnen lesen.
• Die Social Media-Profile Ihres Unternehmens besuchen.
• Ihren Newsletter abonnieren.
• In Ihr Geschäft kommen.
• Ihrem Talent-Netzwerk beitreten.
• Ihre Bewertungen auf Kununu oder Glassdoor lesen.
• Mit Ihren Mitarbeiter:innen sprechen.
• Sich mit Ihnen zum Bewerbungsgespräch treffen.
• Usw.
  

Diese Interaktionspunkte werden Touchpoints genannt. Bei jedem Touchpoint werden Erfahrungen — Candidate Experiences — gemacht. Wenn die Erfahrungen positiv sind, bleiben die Kandidat:innen im Rennen. Wenn nicht, verlieren Sie sie an die Wettbewerber.

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Warum sind Candidate Journey und Candidate Experience wichtig?

Als Arbeitgeber:in müssen Sie von der ersten Sekunde an attraktiv sein. Deshalb muss Ihr Unternehmen in allen Kanälen im besten Licht dastehen, sei es auf Social Media, am Telefon oder auf einem Jobportal.
Natürlich sind auch alle folgenden Eindrücke wichtig. Positive Erfahrungen auf der Candidate Journey sprechen sich herum und beeinflussen Ihr Employer Branding — Ihre Reputation als Arbeitgeber:in.
Dazu bildet das im Bewerbungsprozess erlangte Vertrauen das Fundament für die neue Beziehung zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen. 

Nach einer negativen Candidate Journey ziehen 89 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter:innen einen erneuten Jobwechsel in Erwägung. Mehr als die Hälfte aller IT-Fachkräfte hat bereits eine Bewerbung zurückgezogen, wenn der Bewerbungsprozess zu lange gedauert hat.
Dass Ihre Mitarbeiter:innen ein Teil dieser Statistik werden, können Sie mit einer positiven Candidate Journey und Experience vermeiden.

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Was macht eine positive Candidate Journey aus?

Top-Fachkräfte gehen nicht nur durch Ihre Candidate Journey, sondern auch die Ihrer Konkurrenzunternehmen. Damit Sie im Rennen bleiben, muss Ihre Candidate Journey die folgenden drei Grundeigenschaften aufweisen:

Wertschätzung

Vom ersten Touchpoint an und durch den gesamten Prozess müssen Sie einen wertschätzenden Umgang pflegen.
Behandeln Sie Ihre Kandidat:innen nicht, als wären sie austauschbar. Viele Unternehmen folgen einer “Sie kommen ja zu uns…”-Mentalität und schrecken so unbewusst die besten Bewerber:innen ab. Am Ende können diese Unternehmen zwar ihre offene Position füllen, jedoch nicht mit der bestmöglichen Fachkraft.

Die wenigen Unternehmen, die sich Gedanken zur Candidate Journey und der Candidate Experience machen, stauben die wahren Talente ab.

Hier ist, was Bewerber:innen erwarten:

• Nur eine Ansprechperson: Bewerber:innen wollen nicht auf eine unpersönliche Weise von verschiedenen Personen kontaktiert werden. Wenn nur eine Person zuständig ist, gibt das ein Gefühl von Vertrautheit und Persönlichkeit.
• Kontakt aufrecht halten: Bleiben Sie während der gesamten Candidate Journey mit Ihren Bewerbenden in Kontakt. Bestätigen Sie den Erhalt der Bewerbung und bedanken Sie sich dafür, bringen Sie alle Bewerbenden regelmäßig auf den neuesten Stand und informieren Sie auch über eine Absage.
• Konstruktives Feedback: Egal ob Sie eine Ab- oder Zusage erteilen, fügen Sie ein kurzes Feedback hinzu. Was hat Ihnen gefallen? Was können die Kandidat:innen beim nächsten Mal besser machen?
• Transparenz: Bewerber:innen möchten wissen, wie das Auswahlverfahren funktioniert und worauf geachtet wird. Teilen Sie Ihren Prozess und Ihre Kriterien möglichst genau und einfach zugänglich mit.
• Menschlichkeit: Niemand wird gerne wie ein Verbrauchsgut behandelt. Zeigen Sie von Anfang an, dass Ihrem Unternehmen die Mitarbeiter:innen wichtig sind.

Schnelligkeit

Die Zeit Ihrer Bewerber:innen ist wertvoll und sollte auch so behandelt werden. Wenn unnötige Formulare ausgefüllt werden müssen oder zeitraubende Hürden im Weg liegen, führt das zu Frustration und oft sogar zum Abbruch der Bewerbung.

Beispielsweise darf es nicht länger als 60 Minuten dauern, um eine Bewerbung auszufüllen. Deshalb sollte man sich gut überlegen, ob man die Bewerber:innen den Lebenslauf selbst ins eigene HR-Tool abtippen lassen möchte.
Wenn die Unterlagen Sie dann erreichen, sollten Sie diese sich nicht auf Ihrem Pult stapeln lassen, denn zwei Drittel aller Bewerber:innen fühlen sich durch eine schnelle Bearbeitung ihrer Unterlagen motiviert, im Bewerbungsprozess fortzufahren. 

Studien zeigen: Die gesamte Candidate Journey darf im Durchschnitt nicht länger als sechs Wochen dauern, damit sie als gut empfunden wird.

Simplizität

Wussten Sie, dass sich fast 20 Prozent aller unter 30-Jährigen lieber nicht bei Ihnen bewerben, statt ein umständliches e-Recruiting-Formular ausfüllen zu müssen? Oft sind das genau die Kandidat:innen, die aufgrund ihres starken Profils genügend andere Möglichkeiten haben.

Wir haben einige Tipps, um die Candidate Journey so einfach wie möglich zu gestalten:

• Social Media: Es gibt verschiedene Social Media Plattformen für geschäftliche Zwecke. Xing und LinkedIn sind mit Abstand die Beliebtesten. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen die Möglichkeit, sich direkt über Xing und LinkedIn zu bewerben.
• One-Click-Bewerbung: Sich über Social Media zu bewerben ist schon sehr praktisch. Mit der One-Click-Bewerbung geht es aber noch praktischer — nämlich eben auf einen Klick. Bei der One-Click-Bewerbung können potenzielle Kandidat:innen einen Knopf auf Ihrer Website drücken und Ihre Software importiert automatisch deren Xing- und LinkedIn-Profil. So müssen die Kandidat:innen erst nach der ersten Auswahlrunde ein Bewerbungsschreiben verfassen.
• Einfache Titel: Auch wenn die Anforderungen ideal auf jemanden zugeschnitten sind, würde sich diese Person bei einem unverständlichen Jobtitel gar nicht erst bewerben. Halten Sie den Jobtitel also einfach und verständlich.
• Klare Jobanforderungen: Wer nicht weiß, was gefordert wird, bewirbt sich nicht. Vermeiden Sie “coole” Formulierungen und nichtssagende Buzzwords.
• Online spielt die Musik: Die eigene Website und weit bekannte Jobportale sind heutzutage die wichtigsten Kanäle der Personalbeschaffung. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Onlinepräsenz ansprechend und aktuell ist.

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Die 8 Phasen der Candidate Journey nach PALTRON

Die meisten Hilfsartikel sprechen von sechs Phasen in einer Candidate Journey. Wir haben festgestellt, dass so wichtige Möglichkeiten zur Optimierung verloren gehen. Deshalb stellen wir Ihnen nun die 8 Phasen der Candidate Journey nach PALTRON vor.

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Bewusstsein

In der ersten Phase erfahren Ihre Kandidat:innen von der offenen Stelle. Dies kann auf komplett unterschiedliche Arten passieren. Zum Beispiel durch einen Eintrag in einer Stellenbörse wie LinkedIn oder Indeed, über Ihre Social Media Kanäle, durch das Lesen eines Artikels über Ihr Unternehmen und den anschließenden Besuch Ihrer Karriereseite oder durch eine Empfehlung.
Es gibt praktisch unendlich viele weitere Touchpoints, die Sie für eine erste positive Candidate Experience (die Erfahrung Ihrer Kandidat:innen auf der Candidate Journey) nutzen können.

Erwägung

Dieser Phase wird oft zu wenig Beachtung geschenkt. Im Abschnitt Was macht eine positive Candidate Journey aus? haben Sie gelernt, dass Simplizität gerade in der Stellenausschreibung enorm wichtig ist.
In der Phase der Erwägung lesen sich die Kandidat:innen durch Ihre Stellenbeschreibung und erwarten klare, attraktive Konditionen und Herausforderungen.

Interesse

Wir gratulieren! Der Touchpoint “Stellenausschreibung” hat die Erwartungen erfüllt und Interesse geweckt. 

Die Kandidat:innen gehen nun über Ihre Stellenanzeige hinaus und möchten mehr über Ihr Unternehmen erfahren. Was ist Ihre Mission? Können sie sich mit Ihren Werten identifizieren? Was sagen frühere Mitarbeiter:innen über Sie?
Um in diesem Abschnitt der Candidate Journey positive Erfahrungen zu ermöglichen, müssen Sie die Prinzipien des Employer Branding kennen und anwenden. 
Beispielsweise sind die besten Arbeitgeber:innen über alle Kanäle konsistent. Social Media, Website, Mund-zu-Mund-Erzählungen, Stellenbeschreibung und Medienauftritte schaffen ein einheitliches, positives Bild Ihres Unternehmens. Das führt zu stolzen Angestellten und motivierten Bewerbenden.

Mehr als die Hälfte der Bewerber:innen durchkämmen vor ihrer Bewerbung die Social Media- Profile des potenziellen Arbeitgebers oder der potentiellen Arbeitgeberin auf der Suche nach ehrlichen Meinungen. Da lohnt es sich als Unternehmen sehr, in eine starke Employer Brand zu investieren.

Bewerbung

Wie oben erwähnt, empfehlen wir Ihnen, diese Phase persönlich zu halten und schnell zu bearbeiten. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Bewerbenden und testen Sie den Bewerbungsprozess selbst. Möglicherweise werden Ihnen Details oder sogar ganze Abläufe auffallen, die für eine schlechte Candidate Experience sorgen könnten. Bessern Sie diese aus.

Können sich die Bewerbenden beispielsweise mit dem Handy bewerben? Laut einer Studie von Glassdoor benutzen 58 Prozent der Kandidat:innen das Handy, um nach einer neuen Stelle zu suchen. Oft würden sie sich gerne direkt bewerben. Wenn Sie diese Möglichkeit bieten, teilen Sie es den Kandidat:innen in der Stellenbeschreibung mit.

Und am wichtigsten: Verarbeiten Sie eingegangene Bewerbungen möglichst sofort und kommunizieren Sie häufig mit den Bewerbenden. So laufen Sie nicht Gefahr, die Top-Talente in der Zwischenzeit an Ihre Konkurrenz zu verlieren.

Auswahl

Diese Phase bezieht sich nicht auf Ihre Auswahl zwischen den Bewerbenden, sondern auf deren Auswahl zwischen potenziellen Arbeitgeber:innen. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie nicht das einzige Unternehmen im Rennen sind.

Transparenz ist in dieser Phase der Schlüssel. Während dem ersten Bewerbungsgespräch können die meisten Kandidat:innen bereits sagen, ob sie sich eine Anstellung bei Ihrem Unternehmen vorstellen könnten. Vermitteln Sie also beim Vorstellungsgespräch möglichst klar, wie es ist, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Dazu gehört, welche Arbeitskultur herrscht, wie der Teamgeist ist, welche Herausforderungen die Position umfasst und die möglichen Wachstumschancen und Weiterbildungen für die Kandidat:innen.
Ermutigen Sie Ihr Gegenüber, in dieser Phase auch so viele Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern wie möglich. Ungelöste Probleme geistern in den Köpfen herum und wirken sich negativ auf die Entscheidung aus.

Anstellung

Gute Neuigkeiten, gerade eben hat das ideale Talent zugesagt! Zeigen Sie, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen und am gemeinsamen Erfolg interessiert sind.
Die Candidate Journey endet nämlich nicht mit der Jobzusage. Ihr neues Teammitglied erwartet weitere Betreuung und ein gutes Onboarding.

Onboarding

Etwa ein Viertel der neu eingestellten Mitarbeiter:innen verlässt das Unternehmen innerhalb von 90 Tagen wieder. Onboarding ist ein zeit- und kostenintensiver Prozess, der sich ganz einfach optimieren lässt:

• Vereinbaren Sie Einzelgespräche. Gemäß einer Umfrage von LinkedIn finden 72 Prozent der Arbeitnehmenden, dass persönliche Gespräche zu zweit der wichtigste Aspekt der Onboarding-Erfahrung ist.
• Setzen Sie gemeinsam frühzeitig Erwartungen und Ziele. Ungewissheit über Arbeitserwartungen und Leistungsziele ist der schlimmste Feind eines neuen Teammitglieds. Laut derselben LinkedIn-Umfrage war das Verständnis von Leistungszielen der zweitwichtigste Aspekt der Einarbeitung.
• Senden Sie Ihrem neuen Teammitglied schon vor dem ersten Tag relevante Dokumente zu. Am ersten Tag legen Sie ihm ein Begrüßungspaket und eine Karte beim Arbeitsplatz bereit, um weiterhin Wertschätzung zu zeigen. Ein Anruf vom Management zur Begrüßung wird ebenfalls geschätzt.
• Bringen Sie Ihr neues Teammitglied mit erfahrenen Angestellten zusammen, die ihm oder ihr alle Grundlagen während dem Arbeiten beibringen können. So lernt er oder sie von den richtigen Personen und kann gleichzeitig Beziehungen im Team aufbauen.

Optimierung

Das Feedback Ihres neuen Teammitglieds ist die wichtigste Quelle zur Verbesserung Ihrer Candidate Journey und den dazugehörigen Candidate Experiences. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre neuen Mitarbeiter:innen zu befragen, hören Sie gut zu und setzen Sie das erhaltene Feedback so schnell wie möglich um.
Nach dieser Phase ist die Candidate Journey zu Ende. Ab jetzt beginnt die Employee Journey.

Eine Strategie zur Gewinnung von Mitarbeiter:innen reicht nämlich nicht. Sie brauchen zudem auch eine Bindungsstrategie.

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Fünf konkrete Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Candidate Journey

Im ganzen Artikel finden Sie verschiedenste Tipps, Tricks und Techniken, um die Candidate Journey Ihres Unternehmens zu verbessern.
Hier führen wir nochmals die wichtigsten und einfachsten Verbesserungen, inklusive zusätzlichen Tipps, auf.

Die richtige Stellenbeschreibung

Achten Sie auf einen verständlichen Jobtitel sowie realistische Anforderungen und attraktive Bedingungen.
Als Beispiel sehen Sie hier eines unserer Inserate auf unserer Website.

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Nutzen Sie eine Bewerbermanagement-Software

Mit der richtigen Bewerbermanagement-Software können Sie ansprechende Stellenanzeigen kreieren, diese auf hunderten Kanälen gleichzeitig posten und alle eingegangenen Bewerbungen automatisch sortieren. Das macht Ihren Prozess einfacher, schneller und wirksamer.
Finden Sie das Programm, das zu Ihnen passt hier.

Proaktive und persönliche Kommunikation

Wir bei PALTRON haben für jede Stellenausschreibung eine Ansprechperson hinzugefügt. Diese kümmert sich um jede Bewerbung persönlich und bleibt mit den Bewerbenden in Kontakt. So schaffen wir Transparenz und zeigen unsere Wertschätzung.
Geben auch Sie Ihren Kandidat:innen eine Möglichkeit, persönlich Kontakt aufzunehmen.

Einführung von Bewerbertagen

Wenn Sie viele Bewerbungen erhalten, lohnt es sich einen Bewerbertag zu vereinbaren. Dort können die Bewerbenden Ihr Unternehmen kennenlernen und sich ein Bild von der erwartenden Arbeit machen.
So reduzieren Sie die Zahl der Bewerbungen, die nirgendwo hinführen und können persönlich die vielversprechendsten Kandidat:innen von einem Bewerbungsversuch überzeugen.

Beschleunigung der administrativen Prozesse

Halten Sie Administratives so kurz und knapp wie möglich. Geschwindigkeit ist essenziell und Sie wollen bestimmt nicht Ihre Kandidat:innen an die Konkurrenz verlieren, nur weil diese einen Vertrag schneller ausstellen konnte.

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Fazit

Um den “War for Talents” zu gewinnen, müssen Unternehmen ihre Denkweise drastisch ändern. Sie müssen Ihre Prozesse aus der Sicht der Kandidat:innen und nicht mehr aus der eigenen Sicht angehen.
Viele setzen schon alles daran, die Customer Journey ihrer Kund:innen stetig zu optimieren. Nun ist es auch personalseitig an der Zeit, neue Wege einzuschlagen.

Sie wissen jetzt, worauf Sie achten müssen. Analysieren Sie die Candidate Journey Ihres Unternehmens aus der Sicht Ihrer Bewerbenden und schauen Sie genau hin. Identifizieren Sie alle Touchpoints und erarbeiten Sie Möglichkeiten, die dazugehörigen Candidate Experiences zu verbessern.
Sie werden eine kleinere Absprungrate feststellen, großartige Fachkräfte gewinnen und mit allen neuen Mitarbeitenden ein solides Fundament für die Zusammenarbeit legen.

Wenn Sie an irgendeinem Punkt Hilfe benötigen, sind wir gerne für Sie da.
Viel Spaß!

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Weiterführende Artikel: 

‍Entmystifizierung des Megatrends: New Work

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