ERP-Expert:innen finden und einstellen

Ein ERP-System ist das große, digitale Gehirn eines Unternehmens. Also eine umfassende Softwarelösung, die sämtliche Geschäftsprozesse einer Organisation in eine zentrale Plattform integrieren und verwalten – so wie eben ein Gehirn. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ermöglicht eine effiziente Steuerung und Optimierung verschiedener Unternehmensbereiche – wie Finanzen, Personalwesen oder Produktion und Logistik – indem sie Daten in Echtzeit erfassen, analysieren und für fundierte Entscheidungen bereitstellen.

Warum ist es so schwer, ERP-Expert:innen zu finden? Nachdem wir uns kurz vor Augen geführt haben, wie umfangreich, verflochten und auch individuell (jedes Unternehmen ist anders) ein solches System sein bzw. werden kann, liegt die Antwort auf der Hand. So herausfordernd, vielschichtig und komplex die Arbeit der ERP-Professionals ist, trifft das Gleiche auf die Rekrutierung dieser Personen zu. ERP-Berater:innen sind aufgrund ihrer breiten Kenntnisse und Fähigkeiten sehr gefragt.

Denn diese Spezialist:innen kombinieren betriebswirtschaftliches Wissen mit technischer Expertise und beherrschen Systeme wie SAP oder (Microsoft) Dynamics 365 Business Central. Die Wahl des falschen ERP-Systems kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Doch nicht nur die technischen Fähigkeiten zählen. Ein gutes Verständnis für die spezifischen Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens ist nicht weniger wichtig. Dies macht die Suche nach geeigneten Kandidat:innen so komplex und zeitaufwendig.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, welche Fähigkeiten und Qualifikationen ERP-Expert:innen mitbringen müssen, wie man sie erkennt und erfolgreich rekrutiert. Weiterhin werfen wir einen Blick auf die Bedeutung von Soft Skills und dem Cultural Fit – kritische Parameter, die gerne übersehen werden.

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Wie erkennen Sie ERP-Expert:innen?

Das Erkennen von ERP-Expert:innen kann genauso komplex wie das System selbst sein. Diese Spezialist:innen müssen zum einen über tiefgehendes Wissen über genau die Module verfügen, die ein ERP-System für Ihre Organisation benötigt. Ferner müssen diese Fachkräfte Ihre individuellen betriebswirtschaftlichen Prozesse verstehen und über ein maßgeschneidertes ERP-System optimieren können. Hier sind einige Schlüsselaspekte, auf die Sie achten müssen:

Technische Fähigkeiten und Erfahrung: Die Grundlage bildet ein fundiertes Verständnis der wichtigsten ERP-Systeme wie SAP oder Dynamics 365 Business Central (früher als Navision bekannt). Das bedeutet die Fähigkeit, diese Systeme zu implementieren, zu konfigurieren, zu warten und auch zu optimieren. ERP-Expert:innen umfassende Kenntnisse in Wirtschaftsinformatik und Datenbankmanagement, wie klassisch MySQL oder Microsoft Access. Sie sollten auch mit den spezifischen Modulen vertraut sein, die für Ihr Unternehmen relevant sind, wie z.B. Finanzbuchhaltung, Produktionsplanung oder Lagerverwaltung.

Projektmanagement-Kompetenzen: Ganz oben auf der Liste von Kompetenzen ist die Fähigkeit, Projekte effektiv zu managen. Man kann ERP-Implementierungen mit der Arbeit von Herzchirurg:innen vergleichen – Hochkomplex, es wird am offenen Herzen operiert und Fehler sind fatal – eine sorgfältige Planung und Koordination sind kritisch. Kandidat:innen sollten hohe Expertise im Projektmanagement mitbringen und imstande sein, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Sie müssen zudem darauf eingestellt sein, mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten und deren Anforderungen zu berücksichtigen.

Analytische Fähigkeiten und Problemlösungsfähigkeiten: ERP-Expert:innen müssen Daten analysieren und fundierte Entscheidungen treffen. Dies beinhaltet die Fähigkeit, Geschäftsprozesse zu verstehen und zu optimieren sowie Probleme schnell und effizient zu lösen. Ein starkes analytisches Denken und die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu erkennen, bilden die Grundlage hierfür.

‍Kommunikations- und Sozialkompetenzen: Die einfache Faustregel besagt: Je höher die Anzahl der Stakeholder, desto besser müssen die Soft Skills sein. Vor allem die Kommunikation. ERP-Expert:innen müssen daher höchst effektiv kommunizieren und komplexe technische Informationen klar und verständlich vermitteln können. Weitere Soft Skills sind Teamfähigkeit und eine hohe Kunden:innenorientierung, um erfolgreich mit anderen Abteilungen und externen Partnern zusammenzuarbeiten.

Branchenspezifisches Wissen: Unterschiedliche Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an ERP-Systeme, und ein profundes Verständnis dieser Anforderungen kann den Implementierungsprozess erleichtern – und zwar erheblich.

Diese Kandidat:innen sind hervorzuheben. Natürlich gibt es auch unterschiedliche Branchen, die ähnliche Anforderungen an ERP-Systeme haben – kann eine Kandidatin oder ein Kandidat diesen Umstand erfolgreich argumentieren, positioniert sich diese Person unter Ihren Favoriten. 

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Branchenspezifische ERP-Anforderungen

Apropos branchenspezifisches Wissen. Die Implementierung eines ERP-Systems hängt also stark von den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche ab. Gleichzeitig hat jedes Unternehmen individuelle Prozesse und Bedürfnisse, die ein ERP-System unterstützen muss. Die Kunst ist, individuelle Anforderungen, Prozesse und Bedürfnisse bestmöglichst in einem ERP-System abzubilden und gleichzeitig zukünftige Entwicklungen (Skalierung, technologischer Fortschritt, etc.) zu berücksichtigen. Schauen wir uns einige Branchen an:

Produktion und Fertigung: In der Produktionsbranche sind ERP-Systeme der zentrale Dreh-und Angelpunkt bei der Planung und Steuerung der Fertigungsprozesse. Diese Systeme bieten spezialisierte Module für die Produktionsplanung, Bestandsverwaltung und Qualitätskontrolle. Diese Systeme ermöglichen die nahtlose Integration von Produktions- und Logistikprozessen, was zu einer höheren Effizienz und geringeren Kosten führt. Dabei decken spezielle Module (wie zum Beispiel bei SAP oder Dynamics 365 Business Central) alle Aspekte des Produktionsmanagements ab, von der Materialbedarfsplanung (MRP) über die Fertigungssteuerung bis hin zur Nachverfolgung der Produktionsleistung und Qualitätssicherung. Darüber hinaus bieten sie Echtzeit-Einblicke in den Produktionsstatus und ermöglichen so eine schnelle Anpassung an Veränderungen in der Nachfrage oder Lieferkette. Durch die Automatisierung und Optimierung dieser Prozesse können Unternehmen ihre Produktionskosten senken und gleichzeitig die Produktqualität verbessern. Dies ist besonders wichtig in Branchen mit komplexen Fertigungsanforderungen, wie der Automobil- oder Elektronikindustrie.

Einzelhandel: Im Einzelhandel leisten ERP-Systeme die Verwaltung von Lagerbeständen, Verkaufsstellen und Lieferketten. Eine Herausforderung in dieser Branche ist die Notwendigkeit, Echtzeitdaten über Lagerbestände und Verkaufszahlen zu erhalten. ERP-Systeme müssen schnell und flexibel auf Änderungen in der Nachfrage reagieren. Eine besondere Bedeutung erhalten Funktionen wie die Bestandsführung und das Point-of-Sale-Management, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen unterstützen ERP-Systeme die Verwaltung von Patientendaten, Abrechnungen und medizinischen Ressourcen. Hier ist die Integration von ERP-Modulen mit anderen IT-Systemen besonders gefragt – wie elektronische Patientenakten und Abrechnungssysteme. Teilweise sind hier Legacy-Systeme im Einsatz mit Laufzeiten von 30 oder sogar 40 Jahren. Weiterhin müssen ERP-Lösungen im Gesundheitswesen höchste Standards an Datensicherheit und Compliance erfüllen, um sensible Patient:innendaten zu schützen.

Dienstleistungssektor: Für Dienstleistungsunternehmen stehen Module zur Projekt- und Ressourcenplanung im Mittelpunkt. ERP-Systeme müssen hier die Möglichkeit bieten, Arbeitszeiten zu erfassen, Projekte zu planen und die Auslastung der Mitarbeitenden zu optimieren. Die Fähigkeit, Service Level Agreements (SLAs) zu verwalten und die Kundenzufriedenheit zu messen, ist ein besonderer Aspekt für ERP-Lösungen in diesem Sektor.

Finanzdienstleistungen: In der Finanzbranche liegt der Schwerpunkt auf der Verwaltung von Finanztransaktionen, der Einhaltung von regulatorischen Anforderungen und dem Risikomanagement. ERP-Systeme müssen in der Lage sein, komplexe finanzielle Daten zu verarbeiten und umfassende Berichte zu erstellen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Integration von ERP-Systemen mit anderen Finanzsoftware-Lösungen, um eine konsistente und genaue Datenbasis zu gewährleisten.

Die Kenntnis der branchenspezifischen Anforderungen ist der beste Garant für Unternehmen, individuelle Anforderungen, Prozesse und Bedürfnisse bestmöglich in einem ERP-System abzubilden und hierfür die passenden Expert:innen zu finden. Diese können dann sicherstellen, dass das ERP-System die spezifischen Geschäftsprozesse optimal unterstützt und die gewünschten Ergebnisse liefert.

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Überwindung von Einstellungsbarrieren für ERP-Experten

Unternehmen können ihre Chancen für die Einstellung von ERP-Expert:innen wesentlich verbessern, wenn sie ein paar grundlegende Dinge beachten. Hier sind spezifische Barrieren die überwunden werden müssen und Strategien, um ERP-Experten willkommen zu heißen:

Mangel an Weiterbildungsmöglichkeiten 

Ganz oben auf der Liste von ERP-Expert:innen ist der Wunsch, ihre Fähigkeiten zu erweitern und sich weiterzubilden. Unternehmen sollten daher Weiterbildungs- und Zertifizierungsprogramme anbieten, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen. Die kontinuierliche Weiterbildung ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit und Bindung von Fachkräften – auch jenseits des Enterprise Ressource Planning. Wir widmen uns diesem Thema ausführlich in unserem Artikel “Mit Learning and Development technologische Herausforderungen im IT Consulting überwinden”

Spezifische technische Anforderungen

Branchenspezifisches Wissen ist unerlässlich für ERP-Expert:innen. Unternehmen sollten daher gezielt nach Kandidat:innen suchen, die Erfahrung in der relevanten Branche haben. Zum Beispiel benötigen Unternehmen im Einzelhandel Expert:innen, die mit Modulen zur Lagerverwaltung und Bestandsführung vertraut sind. Eine detaillierte Stellenbeschreibung, die diese spezifischen Anforderungen klar hervorhebt, sowie Abfrage der Anforderungen zu Beginn des Recruitingprozesses helfen, die richtigen Kandidat:innen zu identifizieren.

Langwierige Rekrutierungsprozesse

Lange Rekrutierungsprozesse führen in der Regel dazu, dass qualifizierte Kandidat:innen abspringen und Angebote von Konkurrenzunternehmen annehmen. Um diese Barriere zu überwinden, sollten Unternehmen ihren Rekrutierungsprozess effizient gestalten. Klare Kommunikationswege sowie schnelle Rückmeldungen und Anweisungen sind dabei entscheidend. Zudem kann die Zusammenarbeit mit spezialisierten Personalberatern und Headhuntern, die den Markt gut kennen und Zugang zu einem umfangreichen Netzwerk haben, den Prozess beschleunigen. Wir von PALTRON sind Headhunter ERP / SAP.

Kulturelle Passung und Soft Skills

ERP-Implementierungen sind immer teamorientierte Projekte, bei denen einwandfreie Kommunikation und Zusammenarbeit grundlegend sind. Unternehmen sollten daher in ihrem Rekrutierungsprozess auch Soft Skills wie Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke bewerten. Dieser Bereich wird häufig unterschätzt, deswegen widmen wir uns ihm ausführlich im nächsten Kapitel.

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Cultural Fit und Soft Skills: Jenseits der Technik

Wie wir im Vorfeld angemerkt haben, erfordert die Rekrutierung von ERP-Expert:innen mehr als nur die Bewertung technischer Fähigkeiten. Erfolgreiche ERP Consultants müssen auch reibungslos in die Unternehmenskultur passen und starke zwischenmenschliche Fähigkeiten besitzen. Stichwort: Cultural Fit – die kulturelle Eignung umfasst Werte, Kommunikationsformen und die gemeinsame Vision innerhalb eines Unternehmens. Überall wo Menschen zusammenarbeiten, ist eine Harmonisierung dieser Dinge anzustreben. Hier sind einige spezifische Branchen-Insights, die diese Aspekte herausstellen und wie sie gezielt bewertet werden können.

Effektive Kommunikation in IT-Projekten 

Über die Wichtigkeit der Kommunikation haben wir bereits gesprochen –

ERP-Expert:innen müssen technische Informationen für nicht-technische Stakeholder verständlich machen und sicherstellen, dass alle Beteiligten die Projektziele und -anforderungen verstehen. Diese Fähigkeit wird besonders in Branchen wie dem Gesundheitswesen und der Fertigungsindustrie geschätzt, wo der Bedarf hierfür am stärksten ist.

Anpassungsfähigkeit in sich wandelnden Branchen 

Die Fähigkeit, sich schnell an neue Prozesse und Technologien anzupassen – nicht nur im dynamischen ERP-Bereich von fundamentaler Bedeutung. In der Fertigungsindustrie, wo neue Produktionstechnologien und Automatisierungssysteme kontinuierlich eingeführt werden, müssen ERP-Expert:innen flexibel und lernbereit sein. Unternehmen suchen daher gezielt nach Kandidat:innen, die in vorherigen Rollen erfolgreich neue Systeme implementiert oder bestehende Prozesse optimiert haben und sich mit den entsprechenden Modulen auskennen.

Proaktive Problemlösung im Einzelhandel

Im Einzelhandel ist die schnelle Lösung von Problemen ein Muss, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Zufriedenheit der Kundschaft hoch zu halten. ERP-Expert:innen müssen nicht nur reaktiv auf Probleme reagieren, sondern sollten proaktiv Verbesserungen identifizieren und umsetzen, bevor Probleme auftauchen. Aufgrund der Volatilität im Einzelhandel wird von ERP-Berater:innen erwartet, dass sie unaufgefordert und eigenständig problematische Prozesse und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Führungskompetenzen in großen Projekten

In großen Unternehmen, insbesondere in der Fertigungs- und Finanzindustrie, übernehmen ERP-Expert:innen in ihrer Schlüsselposition oft Führungsrollen. Sie müssen in der Lage sein, Teams zu leiten, Projektfortschritte zu überwachen und sicherzustellen, dass Deadlines eingehalten werden. Starke Führungsqualitäten plus die Fähigkeit, mehrere Projekte und eine ganze Reihe von Stakeholdern gleichzeitig zu managen, sind in diesen Branchen besonders gefragt.

Cultural Fit in globalen Unternehmen

Vor allem in global agierenden Unternehmen ist die kulturelle Passung von besonderer Bedeutung – und gilt dennoch gleichermaßen für jedes Unternehmen. ERP-Expert:innen sollten die Unternehmenskultur verstehen und Teil davon werden, um wirksam in multikulturellen Teams zu arbeiten. In der Logistikbranche, die stark von internationalen Geschäftsbeziehungen geprägt ist, ist interkulturelle Kompetenz ein kritischer Erfolgsfaktor. Auf der untersten Ebene jeder Partnerschaft verweilt die Kommunikation. Souveräne ERP Consultants kommunizieren sicher und sind sich unterschiedlicher Kommunikationsstile bewusst.