Von der Distanz zur Einheit: So funktioniert Remote Work erfolgreich

Nachdem wir uns im letzten Artikel mit den Vor- und Nachteilen von Remote Work befasst haben, legen wir heute den Schwerpunkt auf die Frage, wie es am besten gelingt. Zwei Dinge sind dafür wichtig: ein möglichst effektiver technologischer Grundstock von Anwendungen (Tech Stack) und der soziale Zusammenhalt, der unsere Beziehungen zu unserem kollegialen Umfeld und dem Unternehmen stärkt.

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Der Remote Work Tech Stack

Beginnen wir mit dem Tech Stack, der für eine grundsolide Basis erforderlich ist. Er besteht im Wesentlichen aus vier Kategorien:

• Management (Infrastruktur, Produktivität und Zeitmanagement)
• Kommunikation & Zusammenarbeit
• Remote Team Kultur
• Sicherheit (IT Security)

Schauen wir uns diese Kategorien nun im Detail an.

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Management

Der Aufbau einer Remote-Umgebung bedeutet den Aufbau einer vollständig virtuellen/digitalen Umgebung. Alles wird also in die Cloud verlagert, und ein Unternehmen muss über Möglichkeiten verfügen, damit die Belegschaft von unterwegs auf die benötigten Dateien und Informationen zugreifen kann.

Infrastruktur-Tools

• Cloud-Speicher: Mit der Cloud speichern Sie Dateien und Daten online. Dies ist notwendig, um Dateien mit Ihrem Team zu teilen und von überall darauf zuzugreifen. Einige beliebte Cloud-Speicheroptionen sind AWS Cloud, Google Cloud oder SAP Business Cloud. Ein Plus an Flexibilität oder Sicherheit bieten Your Secure Cloud und luckycloud.
• Virtuelles privates Netzwerk (VPN): Ein VPN verschlüsselt Ihren Internetverkehr und leitet diesen über einen privaten Server. Dies unterstützt den Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Wie immer sollte die Sicherheit höchste Priorität haben. Um aus der Vielzahl der Möglichkeiten die passende Wahl zu treffen, ist ein genauer Blick auf die eigenen Anforderungen unerlässlich.
• Remote-Desktop-Software: Mit Hilfe dieser Software können Sie von jedem beliebigen Gerät aus auf Ihren lokalen Arbeitscomputer zugreifen, weltweit. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie auf Dateien oder Anwendungen zugreifen müssen, die nur auf Ihrem Arbeitscomputer verfügbar sind. Zu den beliebtesten Optionen für Remote-Desktop-Software gehören unter anderem TeamViewer und AnyDesk.

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Produktivität / Zeitmanagement

• Software zur Projektverwaltung: Mit Hilfe dieser Software können Sie den Fortschritt von Projekten verfolgen, Aufgaben zuweisen und mit den Mitgliedern des Teams zusammenarbeiten. Beliebte Projektmanagementstools sind Clickup, Asana, Monday.com, Trello und Notion. Sie bieten Einblick in die Arbeit und den Fortschritt des Teams und erhöhen so Verantwortlichkeit und Produktivität.
• Software zur Zeiterfassung: Diese Software registriert, wie viel Zeit Sie für verschiedene Aufgaben aufwenden. Damit können Sie feststellen, in welchen Bereichen Sie eventuell zu viel oder zu wenig Zeit aufwenden. Beliebte Zeiterfassungssoftware sind Toggl und Harvest. Rize ist ein besonders hilfreiches Tool, das alles erfasst, was auf dem Computer passiert, auch wenn Sie zwischen Anwendungen wechseln – hierbei wird die Zeit für spezielle Bereiche zusammengefasst und die gelieferten Informationen sind sehr detailliert.
• Fokus und Blockieren von Ablenkungen: Tools wie RescueTime oder Freedom helfen bei der Bekämpfung digitaler Ablenkungen, indem sie bestimmte Webseiten oder Apps während der festgelegten Arbeitszeiten blockieren und so eine bessere Konzentration und eine effizientere Nutzung der Zeit ermöglichen. Aus eigener Erfahrung können wir hier uneingeschränkt die Freedom App empfehlen.

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Kommunikation & Kollaboration

Die folgenden Tools ermöglichen eine nahtlose und effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams, was bei Remote Work besonders wichtig ist. Mangelhafte Kommunikation ist einer der Hauptbedenken von Remote Work – legen Sie hierauf ein besonderes Augenmerk.

‍Instant Messaging: Vor allem Slack und auch Microsoft Teams sind etablierte Tools, die Nachrichten in Echtzeit ermöglichen. Sie bieten Einzel- und Gruppenchatoptionen, Dateifreigabe und die Möglichkeit, Diskussionen in Kanälen zu organisieren. Außerdem sind sie mit einer breiten Palette von Software-Integrationen von Drittanbietern kompatibel.

Videokonferenzen: Für die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht sind Zoom und Google Meet die gängige Wahl. Sie bieten Video- und Audiokonferenzen mit mehreren Teilnehmenden, Funktionen zur gemeinsamen Bildschirmnutzung und die Möglichkeit, Sitzungen aufzuzeichnen.

Kollaborative Workspaces: Tools wie Miro oder Trello ermöglichen virtuelles Brainstorming und Projektplanung. Miro ist eine Online-Plattform für Whiteboards, die sich perfekt für gemeinsame Ideensitzungen eignet, während Trello ein kartenbasiertes System verwendet, das sich ideal für die Aufgabenverfolgung und das Projektmanagement eignet.

Kommunikations- und Kollaborationstools für spezifische Aufgaben: Es gibt auch eine Reihe von Kommunikations- und Kollaborationstools, die für spezielle Aufgaben wie Design, Entwicklung und Kundschaft konzipiert sind. Einige Beispiele für diese Tools sind Figma, GitHub und Zendesk. Wenn es um die Zusammenarbeit an Dokumenten geht, sind Google Workspace und Microsoft Office 365 wichtige Tools für die gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Diese Programme ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit, die sicherstellt, dass alle an einem Strang ziehen.

Dateifreigabe: Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist meist Teil Ihrer Cloud-Einrichtung. Dropbox, Box und Google Drive sind gängige Optionen für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien. Sie bieten cloudbasierten Speicherplatz, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf die benötigten Ressourcen zugreifen können.

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Nachfolgend noch einige Tipps für die Auswahl von Kommunikations- und Kollaborationstools für Remote Worker.

Betrachten Sie die Größe Ihres Teams: Wenn Sie ein kleines Team haben, können Sie vielleicht ein einziges Tool für alle Ihre Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen verwenden. In größeren Teams müssen Sie jedoch wahrscheinlich eine Kombination von Tools verwenden, um den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen oder Gruppen gerecht zu werden.

Team Workflows bedenken: Die gewählten Tools sollten einfach zu bedienen sein und sich in den bestehenden Arbeitsablauf Ihres Teams einfügen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Tools für Sie passend sind, fragen Sie Ihr Team nach seiner Meinung.

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Remote Team Kultur

Die Pflege einer positiven Kultur in einer Remote Work-Umgebung erfordert kreative Ansätze. Die folgenden Anwendungen und Lösungen wurden entwickelt, um Teambindung, Wertschätzung und die allgemeine Unternehmenskultur in einer virtuellen Umgebung zu fördern.

Virtuelle Plattformen zur Teambildung: Dienste wie TeamBuilding und QuizBreaker bieten eine Reihe von Aktivitäten an, die den Zusammenhalt im Team fördern und den Aufbau von Beziehungen erleichtern. Dazu gehören virtuelle Spiele, Kennenlern- und Quizspiele, die eine unterhaltsame und anregende Atmosphäre schaffen, ähnlich wie bei einer realen Veranstaltung im Büro.

‍Tools für zwanglose Interaktion: Plattformen wie Donut, die sich in Slack integrieren lassen, sollen zwanglose soziale Interaktionen fördern, indem sie Mitgliedern nach dem Zufallsprinzip für virtuelle Kaffeepausen oder Chats zusammenbringen. Dies kann dazu beitragen, die organischen, zwanglosen Unterhaltungen zu replizieren, die in einem physischen Büro natürlich vorkommen.

Plattformen zur Anerkennung von Beschäftigten: Tools wie Bonusly oder Kudos schaffen eine Möglichkeit der gegenseitigen Anerkennung, bei der die Mitglieder die Arbeit der anderen öffentlich würdigen können. Dies stärkt eine positive Teamkultur, indem Wertschätzung und Anerkennung vermittelt werden.

Plattformen für Feedback und Engagement: Dienste wie 15Five und TinyPulse ermöglichen regelmäßige Check-ins der Beschäftigten und bieten eine Möglichkeit für kontinuierliches Feedback. Dies ermöglicht eine regelmäßige Stimmungsanalyse und hält das Management auf dem Laufenden in Bezug auf die Moral und die Sorgen des Teams.

Virtuelle Büroplattformen: Tools wie Sococo oder My Digital Office bilden eine physische Büroumgebung in einem virtuellen Raum nach und bieten einen "Ort" für spontane Interaktionen, Teamzusammenarbeit und sogar gesellschaftliche Veranstaltungen. Dies kann dazu beitragen, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und der Zugehörigkeit innerhalb eines Remote-Teams zu fördern.

Im Wesentlichen geht es bei der Schaffung einer starken Kultur für Remote-Teams darum, Verbindungen zu fördern, das Engagement anzuregen und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und des gemeinsamen Ziels zu unterstützen. Wenn diese Tools effektiv eingesetzt werden, lässt sich das Gefühl der Kultur und Zugehörigkeit  erheblich verbessern.

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Sicherheit

Remote Work erhöht das Risiko von Cyberangriffen. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, robuste Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um sensible Daten zu schützen und die betriebliche Integrität zu wahren. Hier sind einige wichtige Tools und Methoden:

Virtuelles Privates Netzwerk (VPN): Ein VPN, wie NordVPN oder ExpressVPN, ist für den sicheren Zugriff auf Netzwerkressourcen unerlässlich. Es stellt eine verschlüsselte Verbindung zum Internet her und schützt die Daten vor einem möglichen Abhörvorgang.

‍Antivirus- und Anti-Malware-Software: Tools wie Kaspersky, Norton, Bitdefender oder AVG bieten entscheidenden Schutz vor Viren, Ransomware und anderen Malware-Bedrohungen. Sie scannen Ihre Systeme kontinuierlich und erkennen Bedrohungen in Echtzeit. Hier finden Sie weitere Unternehmen in diesem stark umkämpften Marktsegment.

‍Passwort Management: Angesichts der Vielzahl von Tools und Plattformen, die auch hier verwendet werden, kann ein Passwort-Manager wie LastPass oder Dashlane dabei helfen, mehrere komplexe Passwörter sicher zu verwalten und so das Risiko von Sicherheitsverletzungen durch Passwörter zu verringern.

‍Two-Factor Authentication (2FA): Die Implementierung von 2FA durch Tools wie Google Authenticator oder Duo Security bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, da bei der Anmeldung ein zweiter Verifizierungsschritt erforderlich ist.

‍Sichere Dateiübertragung: Dienste wie WeTransfer oder SFTP (Secure File Transfer Protocol) bieten eine sichere Möglichkeit, Dateien auszutauschen, wobei die Daten während des Übertragungsvorgangs verschlüsselt werden, um sensible Informationen zu schützen.

‍Datensicherung und -wiederherstellung: Cloud-Anbieter bieten automatische Datensicherungsdienste. Trotzdem machen lokale Backups immer Sinn, denn diese sind für die Notfallwiederherstellung und die Gewährleistung der Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung.

‍Training zum Sicherheitsbewusstsein: Plattformen wie Usecure, KnowBe4 oder SoSafe schulen Angestellte über potenzielle Cyber-Bedrohungen und bewährte Verfahren für die digitale Sicherheit. Dies ist der Schlüssel zur Förderung einer proaktiven Sicherheitskultur innerhalb des Remote-Teams.

Die Absicherung von Remote Work erfordert mehr als nur Softwarelösungen. Es erfordert eine umfassende Strategie, die den Einsatz robuster Sicherheitstools mit einem kontinuierlichen Bildungsbereich für die Beschäftigten über sichere digitale Praktiken kombiniert.

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Aufbau und Pflege eines erfolgreichen Remote-Teams 

Der Aufbau eines zuverlässigen Remote-Teams erfordert einen durchdachten und umfassenden Ansatz. Wie wir bereits in unserem Artikel "Pflegen Sie Ihre Unternehmenskultur ausreichend?" erklärt haben, ist die Essenz jedes erfolgreichen Unternehmens, ob es nun remote arbeitet oder nicht, seine Unternehmenskultur. Und diese Kultur wird vor allem durch die Menschen und die Werte des Unternehmens bestimmt.

Was können wir also tun, um diese Kultur zu verbessern? Die passenden Tools sind nur die eine Seite der Medaille. Hier folgen einige der wichtigsten Überlegungen für den Aufbau eines erfolgreichen Remote-Teams im Jahr 2023 und darüber hinaus:

‍Stellen Sie die passenden Leute ein. Alles beginnt mit Ihren Angestellten. Bei der Einstellung von Personal für Remote-Rollen ist es wichtig, nach Menschen zu suchen, die selbstmotiviert und unabhängig sind und über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten verfügen. Sie müssen auch über die notwendigen technischen Fähigkeiten verfügen, um aus der Ferne arbeiten zu können, z.B. über Kenntnisse im Umgang mit Videokonferenzen und Projektmanagement-Tools.

Setzen Sie klare Erwartungen und Ziele. Es ist wichtig, klare Erwartungen und Ziele für Ihr Remote-Team festzulegen, damit alle wissen, was von ihnen erwartet wird. Dazu gehören die Festlegung von Fristen, die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten und die regelmäßige Kommunikation mit den Mitgliedern. Das Gleiche gilt für die Kommunikation – effektive Kommunikation ist in einem Remote-Team unerlässlich. Legen Sie auch hier klare Erwartungen an die Kommunikation fest, einschließlich der Reaktionszeiten und der bevorzugten Kanäle für die verschiedenen Arten der Kommunikation. Regelmäßige Meetings und Einzelgespräche können helfen, Klarheit und Zusammenhalt zu erhalten.

Pflegen Sie Kultur und Engagement. Die Pflege einer nicht-lokalen Unternehmenskultur kann eine Herausforderung sein, ist aber entscheidend für das Engagement und die Bindung der Beschäftigten. Nutzen Sie Tools, die zur Förderung der Kultur von Remote-Teams entwickelt wurden, organisieren Sie regelmäßige virtuelle Teambuilding-Aktivitäten und schaffen Sie Räume für informelle Interaktionen, um das Gemeinschaftsgefühl zu fördern.

Stellen Sie das Wohlbefinden der Beschäftigten (Employee Wellbeing) in den Vordergrund. Das Gefühl der Isolation ist das größte Problem bei Remote Work, und die fehlende physische Trennung zwischen Arbeit und Privatleben kann zum Burnout führen. Regelmäßige Gespräche, die Bereitstellung von Ressourcen für die psychische Gesundheit und die Förderung einer gesunden Work-Life-Balance können das Employee Wellbeing unterstützen.

Vergessen Sie nicht Inklusion und Diversität.  Eine Belegschaft, die aus der Ferne arbeitet, kann über verschiedene Regionen und Zeitzonen verteilt sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teampraktiken inklusiv sind und unterschiedliche Kulturen, Zeitzonen und Arbeitsstile respektieren.

Vertrauen Sie Ihrem Team. Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Teams ist das Vertrauen. Es kann schwierig sein, zu wissen, ob Ihre Mitglieder engagiert arbeiten oder nicht, wenn Sie sie nicht sehen können. Es ist jedoch wichtig, darauf zu vertrauen, dass Ihre Angestellten ihr Bestes geben und dass Sie ihnen die Unterstützung zukommen lassen, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

Seien Sie flexibel. Nicht immer läuft alles nach Plan, vor allem beim Thema Remote Work. Deshalb ist es wichtig, flexibel und anpassungsfähig zu sein. Das bedeutet, dass Sie bereit sind, Pläne zu ändern, Fristen anzupassen und Ihre Beschäftigten zu unterstützen, wenn sie es brauchen.

Feiern Sie Erfolge. Es ist wichtig, die Erfolge Ihres Remote-Teams zu feiern, ganz gleich wie groß oder klein sie sind. Dies wird dazu beitragen, die Moral und Motivation zu steigern und Ihr Team zu begeistern.

Einfach ausgedrückt, ihre Angestellten sollten sich in ihrer aktuellen Situation wohl und mit dem Unternehmen und ihren Kolleginnen und Kollegen verbunden fühlen. Wenn Sie diese Überlegungen befolgen, können Sie ein erfolgreiches Remote-Team aufbauen, das produktiv, engagiert und mit sich selbst zufrieden ist.

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Sicherlich erfordert der Aufbau eines erfolgreichen Remote-Teams Zeit und Mühe, aber es ist durchaus möglich. Hierfür ist eine Mischung aus den passenden Tools, effektiven Managementpraktiken und der Förderung einer positiven und unterstützenden Teamkultur erforderlich. Wenn diese Elemente vorhanden sind, können Unternehmen durch Remote Work erfolgreich sein.

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