Nähe trotz Distanz: 3 Tipps für ein effizienteres digitales Onboarding

Fast überall im Leben gilt: Der erste Eindruck zählt. Was sich sicher viele Bewerber:innen als Mantra vor einem Vorstellungsgespräch aufsagen, sollten aber genauso Unternehmen beherzigen – und das über den Bewerbungsprozess hinaus. Die Corona-Pandemie hat die digitale Transformation in vielen Firmen vorangetrieben und damit auch die Einarbeitung von neuen Mitarbeiter:innen über virtuelle Wege gefördert. Was zunächst für Viele als Notlösung galt, hat sich in den vergangenen zwei Jahren als Modell mit Zukunftsperspektive entpuppt – vorausgesetzt, der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin erkennt den hohen Stellenwert dieses Prozesses und setzt ihn professionell in die Tat um.

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Ein neues Zeitalter des Onboardings

Digitales Onboarding, jemanden mit ins Boot zu holen, der physisch nicht anwesend ist, das kann eine Herausforderung mit einigen Stolpersteinen darstellen. Im Worst-Case-Szenario sitzen die neuen Mitarbeiter:innen zuhause vor ihrem PC, es herrscht Funkstille und Ratlosigkeit. Das sollten Sie tunlichst vermeiden; denn so riskieren Sie, dass das mühevoll rekrutierte Teammitglied sich schon nach wenigen Wochen wieder verabschiedet. Fachkräfte sind rar gesät, die Einstellung von neuen Mitarbeitenden erfordert viel Zeit, Geld und Ressourcen. Wollen Sie die frisch gewonnenen Talente halten, sollten Sie dafür sorgen, dass sie sich von Beginn an wohlfühlen, die Firmenphilosophie kennenlernen und möglichst effizient in bestehende Arbeitsstrukturen integriert werden.

Findet diese Einarbeitung digital statt, müssen wesentliche Voraussetzungen erfüllt und Routinen neu erdacht werden. Was zunächst viel Arbeit mit sich bringt, eröffnet auf lange Sicht ungeahnte Chancen und Potenziale: Mitarbeiter:innen können theoretisch überall auf der Welt integriert werden, die Abläufe werden flexibler und das Unternehmen gewinnt an Attraktivität.

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Wie läuft der Onboarding-Prozess ab?

Das Onboarding – egal ob digital oder herkömmlich - erfolgt in drei Phasen: dem Preboarding, der Orientierung und der Integration. Das Preboarding beginnt gewöhnlich bereits nach der Vertragsunterschrift und vor dem ersten Arbeitstag. Neue Mitarbeiter:innen sollten vorab alle wichtigen Informationen über das Unternehmen erhalten wie Ansprechpersonen, Zugangsdaten und den Einarbeitungsplan.

Ab dem ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase, in welcher die Onboardees im klassischen Fall im Büro ankommen, mit den Räumlichkeiten vertraut gemacht werden, ihren Arbeitsplatz kennenlernen und den Kolleg:innen persönlich vorgestellt werden. Sie entwickeln ein Gefühl für die Personen und Abläufe vor Ort. Wahrscheinlich lesen Sie es schon heraus: Diese Phase digital abzubilden, ist wohl die größte Herausforderung beim Onboarding eines neuen Teammitglieds.

Schrittweise geht die Orientierungsphase dann über in die Integration. Die Probezeit zielt auf die fachliche und kollegiale Einarbeitung der neuen Mitarbeiter:innen ab. Der Arbeitsplatz wird eingerichtet, die nötigen Programme werden erklärt und die ersten Aufgaben schrittweise erarbeitet.

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Welche Vorbereitungen sollten Sie für das digitale Onboarding treffen?

Fangen wir mit dem Offensichtlichen an: Die nötige Hard- und Software sowie eine stabile Internetverbindung sind unabdinglich und sollte vom Unternehmen bereitgestellt werden. Darüber hinaus sollten Sie einen klaren Fahrplan ausarbeiten, der Ihnen selbst Orientierung bietet. Dieser darf beispielsweise auch schon To-do-Listen für die ersten Wochen beinhalten, die Aufgaben für das neue Teammitglied bereithalten und auch Ihnen aufzeigen, welche Prozesse oder Programme zuerst erklärt werden sollten. Eine feste Ansprechperson sollte stets zur Verfügung stehen und ein offenes Ohr haben. Beachten Sie: Digitales Onboarding kann aufgrund der Umstände etwas länger dauern als der gängige Einarbeitungsprozess. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin genügend Zeit, um sich einzuleben.

Entscheidend ist dabei der Austausch unter den neuen Kolleg:innen. Deshalb sollten genügend interne Kommunikationsstrukturen bestehen. Geben Sie Neueinsteigenden das Gefühl, gehört und wertgeschätzt zu werden. Psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz ist ein maßgeblicher Faktor bei der Bindung von Talenten.

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Drei Tipps, die das digitale Onboarding effizienter gestalten

1. Schaffen Sie Automatismen.

Sobald Sie die Voraussetzungen für den digitalen Onboarding-Prozess geschaffen haben, können Sie damit beginnen, Automatismen zu implementieren. Administrative Aufgaben wie das Verteilen von Formularen und Richtlinienaufklärungen sollten durch Automatisierung abgeschlossen werden, sodass die Personalabteilung mehr Zeit hat, sich sinnvoll mit den neuen Mitarbeitenden auseinanderzusetzen.

Für eine Automatisierung des digitalen Onboardings gibt es Tools und Programme, mit deren Hilfe wichtige Unterlagen erstellt, Informationen abgefragt und Signaturen eingeholt werden können. So können Sie einfach neue Mitarbeiter:innen im Loop halten, über weitere Schritte informieren, Informationen einholen und diese im Anschluss an die entsprechenden Stellen weiterleiten. Auch die Bedeutung von künstlicher Intelligenz im Bereich des Onboardings wächst stetig. Beispielsweise können Chatbots die Beantwortung von häufig gestellten Fragen erleichtern, wenn nötig sogar in mehreren Sprachen. Dadurch kann die Einarbeitung im eigenen Tempo durchgeführt werden. Finden Sie die richtigen Tools und Softwares, die zu Ihrem Unternehmen passen.

Aber aufgepasst: Automatismen können zwar hilfreich sein, bedeuten im Umkehrschluss aber nicht, dass jeder Prozess gleich abläuft. Jedes neue Teammitglied ist natürlich ein Individuum und sollte auch als solches behandelt werden. Verknüpfen Sie also die Tools mit einem Fahrplan, der immer wieder angewendet werden kann, aber verlieren Sie dabei nicht die individuellen Bedürfnisse und die nötige Zuwendung aus den Augen.

2. Werden Sie kreativ.

Die größte Chance des digitalen Onboardings ist, die fast grenzenlosen technischen Möglichkeiten zu nutzen und diese mit eigenen Ideen und Ansätzen zu verbinden. Dadurch kann ein enormes Potenzial entstehen, dass dem Unternehmen mehr Charakter verleiht, eine stärkere Bindung zu neuen Mitarbeitenden schafft und die fachliche Einarbeitung erleichtert. Virtuelles Onboarding kann sogar effektiver und abwechslungsreicher gestaltet werden als die Einarbeitung vor Ort, die womöglich seit 20 Jahren unverändert abläuft. Prozesse und Medien des Unternehmensalltags sollten nicht nur integriert, sondern voll ausgeschöpft werden. Erstellen Sie keine statischen, immergleichen Präsentationen: Nutzen Sie verschiedene Ansätze, um die Unternehmensstrategie, Philosophie und Arbeitsaufgaben zu vermitteln.

Bieten Sie beispielsweise einen virtuellen Firmenrundgang an, eine Online-Kaffeepause, ein Buddy-Programm, digitale Afterwork-Treffen oder vielleicht auch Onboarding Gamification. Unter Gamification versteht man die Übertragung von spieletypischen Vorgängen und Elementen in neue Umgebungen und Zusammenhänge. Ziel ist es, dass die Teammitglieder spielerisch in Kontakt kommen, sich austauschen und kennenlernen können.

Seien Sie kreativ und erfinderisch auf der Suche nach der für Ihr Unternehmen passenden Methode. Ein junges Anwendungsfeld bedeutet eben auch, sich nicht nur auf erprobte Verfahren zu stützen, sondern eigene Wege zu entwickeln und auszuprobieren. Nur mithilfe von individueller Kreativität wird sich das digitale Potenzial des Onboarding-Prozesses voll entfalten und Ihre Unternehmensphilosophie darin widerspiegeln.

3. Setzen Sie auf Feedback und Optimierung.

Egal, welche Maßnahmen Sie ergreifen, um Ihren Onboarding-Prozess angenehmer und effizienter zu gestalten: Es sollte an oberster Stelle stehen, regelmäßig Kritik und Feedback des Onboardees einzuholen - und dieses anschließend auch zu berücksichtigen. Nur auf diese Weise kann garantiert werden, dass der digitale Onboarding-Prozess reibungsfrei funktioniert, die fachliche Einarbeitung fruchtet und die neuen Mitarbeitenden zufrieden sind. Setzen Sie dabei immer auf einen persönlichen Austausch, der durch digitale Fragebögen ergänzt werden kann. Denn so fühlen sich die neuen Teammitglieder einmal mehr wertgeschätzt und gehört.

Zugegeben: Die Optimierung des Onboarding-Prozesses ist ein nie endender Vorgang und viel Arbeit. Doch sie zahlt sich schnell aus. In Form von zufriedenen Mitarbeitenden, die sich schnell einfinden, sich emotional an Ihr Unternehmen binden und deshalb überzeugende Arbeit leisten.

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Weitere Tipps zum Thema Onboarding (als auch Offboarding) stellt unser Partner alphacoders bereit.