Der erste Arbeitstag: So gestalten Sie den perfekten Einstieg für Ihr neues Teammitglied

Der erste Eindruck zählt - das gilt im Recruiting nicht nur bei Events wie dem Vorstellungsgespräch, sondern mindestens genauso zu Beginn des Arbeitsverhältnisses: am ersten Arbeitstag. Für das Talent stellt ein neuer Job oder auch der Berufseinstieg zumeist einen einschneidenden Schritt dar. Neue Teammitglieder, neue Umgebung, neue Arbeitsabläufe – jeder erinnert sich an die ersten ungewohnten Momente zu Beginn eines neuen Jobs. Damit sich Mitarbeitende schnell im Unternehmen wohlfühlen und sich im Team einfinden, ist eine gründliche Einarbeitung, das Onboarding, unerlässlich.

Ein gelungenes Onboarding fördert die emotionale Bindung zum Unternehmen, die sich wiederum positiv auf Arbeitsmotivation und Produktivität der Angestellten auswirkt. Umgekehrt können unstrukturierte oder mangelnde Einarbeitungen schnell dazu führen, dass sich Mitarbeitende demotiviert und wenig wertgeschätzt fühlen – und im schlimmsten Fall innerhalb weniger Wochen wieder kündigen. Das bedeutet für das Unternehmen erneute Kosten und Mühen für die Nachbesetzung und eventuell sogar negative Konsequenzen für die Unternehmensreputation, wenn Ex-Mitarbeitende sich über das Onboarding auf öffentlichen Bewertungsportalen beschweren.

Umso wichtiger ist es, schon am ersten Arbeitstag die Weichen für eine gelungene Zusammenarbeit zu stellen. Deshalb möchte ich hier einige Tipps und Hinweise zusammentragen, mit denen Sie den ersten Arbeitstag Ihres neuen Teammitglieds optimal gestalten können.

Ein Hinweis vorab: Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag

Um die Neuen am ersten Tag bestmöglich zu empfangen und in den Unternehmensalltag einzuführen, bedarf es einiger Vorbereitungen. Zusammen mit dem jeweiligen Team sollten Sie einen Einarbeitungsplan erstellen, in dem alle relevanten organisatorischen wie auch inhaltlichen Aspekte aufgeführt sind. In diesem Zusammenhang sollte auch eine Mentorin oder ein Mentor bestimmt werden, der oder die das neue Teammitglied in den ersten Wochen begleitet und ihm als Ansprechperson zur Seite steht. Je nachdem ob das Onboarding online oder vor Ort stattfindet, muss der entsprechende Arbeitsplatz eingerichtet, Hard- und Software sowie Zugangsdaten bereitgestellt werden.

Findet der erste Arbeitstag vor Ort statt, eignen sich Willkommensmappen, um möglichen Leerlauf zu vermeiden und das Wichtigste nachzulesen. Dort findet das neue Talent Informationen zum Unternehmen, Ansprechpersonen und relevante Adressen. Analog dazu eignen sich auch PowerPoint-Präsentationen mit entsprechenden Links zur Orientierung bei digitalen Onboardings. Übrigens, vielleicht erinnern Sie sich noch: Vor einigen Monaten habe ich einen ganzen Artikel mit Tipps zum digitalen Onboarding verfasst. Sie finden ihn hier.

Zum Schluss sollte der neue Mitarbeitende vorab darüber informiert werden, welche Unterlagen (Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, etc.) am ersten Tag mitzubringen sind und zu welcher Uhrzeit er oder sie sich im Büro einfinden soll. Ist alles soweit vorbereitet, freut sich der neue Kollege oder die neue Kollegin am ersten Tag bestimmt über einen kleinen Blumengruß oder eine Willkommensnachricht im Postfach.

Am Tag selbst ist Präsenz zeigen das A und O

Wer schon einmal ein schlechtes Onboarding erlebt hat, weiß, wie demotivierend es sein kann, wenn sich scheinbar niemand für die Anleitung des neuen Talents verantwortlich fühlt. Präsenz zu zeigen, ist daher essentiell für die Mitarbeiterbindung und ein erfolgreiches Onboarding. Daher sollte die zukünftige Führungskraft das neue Teammitglied idealerweise abholen und begrüßen. Das zeugt von Wertschätzung und Vorbereitung. Alle Mitarbeitenden des Teams sowie gegebenenfalls die Belegschaft am Empfang sollten vorab noch einmal an den Neuanfang erinnert werden.

Die Führungskraft begleitet das neue Teammitglied zum Arbeitsplatz und klärt über den Tagesablauf und den Einarbeitungsplan auf. Anschließend sollte in lockerer Atmosphäre ein Einführungsgespräch über Unternehmensziele, Strategie und Vision erfolgen, sodass die neue Arbeitskraft eine genauere Vorstellung vom Unternehmen erhält. Je nach Kapazität kann die Einführung auch von der jeweiligen Mentorin oder dem jeweiligen Mentor übernommen werden, der oder die das neue Teammitglied am ersten Tag und darüber hinaus begleitet. Entscheidend ist dabei, zu vermitteln, dass zu jeder Zeit Fragen fachlicher, organisatorischer oder persönlicher Art gestellt werden können - denn je mehr Fragen am Anfang geklärt werden, desto schneller fühlt sich das neue Talent sicher und eingebunden.

Anschließend führt der Mentor oder die Mentorin das neue Mitglied durch das Unternehmen, zeigt die Kantine, Kaffeeküche oder die Poststelle, klärt eventuelle Anliegen bei der Personalabteilung und gibt Infos zu möglichen Anlaufstellen. Beim Rundgang können direkt die anderen Teammitglieder eingebunden und formlos vorgestellt werden, sodass die neuen Mitarbeitenden bereits alle Kolleginnen und Kollegen schon einmal gesehen haben. Im Anschluss kann mit der Einarbeitung in die wichtigsten Tools im Alltag begonnen werden. Dazu gehören beispielsweise das Intranet und interne Kommunikationskanäle, die Einführung in Datenbanken oder den Firmenkalender.

Meistens ist dann schon Zeit für die Mittagspause, die auf alle Fälle gemeinsam abgehalten werden sollte: Je mehr Teammitglieder mitkommen, desto besser, denn das bietet die ideale Chance, sich kennenzulernen und miteinander vertraut zu machen. Im Laufe des Resttages sollten noch einmal die konkreten Aufgaben besprochen und erste kleinere Arbeitsschritte übergeben werden. Aber Achtung: Am ersten Tag sollten nicht zu viele oder zu schwere Aufgaben auf die neuen Mitarbeitenden übertragen werden – das könnte zu Überforderung und Demotivation führen. Lassen Sie es lieber etwas ruhiger angehen, denn die neuen Gesichter, die neue Umgebung und neuen Inhalte sind Input genug für den allerersten Tag.

Das perfekte Onboarding gibt es nicht – aber das gelungene

Es gibt immer Optimierungspotential und daher bietet jeder Onboarding-Prozess auch die Chance, eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten festzustellen. Suchen Sie daher als Führungskraft, Mentorin oder Mentor möglichst zum Abschluss des ersten Arbeitstags des neuen Teammitglieds das Gespräch und bitten Sie um eine erste Einschätzung, Rückmeldung und Feedback. Wie fühlt sich das neue Talent? Welche Informationen sollten möglicherweise noch in die Willkommensmappe? War der Input am ersten Tag zu viel oder zu wenig? Gibt es sonstige Vorschläge oder Anregungen? Neue Mitarbeitende kommen mit frischem Blick in das Unternehmen und das Feedback kann in das nächste Onboarding einfließen.

Allerdings ist natürlich jeder Onboarding-Prozess - wie jeder Mensch - individuell, sodass es nicht DAS ideale Onboarding geben kann. Wer jedoch die aufgeführten Hinweise beachtet und sich ein strukturiertes Konzept überlegt, vermeidet auf alle Fälle, dass sich neue Mitarbeitende allein gelassen und vernachlässigt fühlen. Ziel des Onboardings muss schlussendlich sein, dass das neue Teammitglied optimal für den Einstieg in die Arbeit vorbereitet ist. Ob es dann sowohl menschlich als auch fachlich passt und eine längere Zusammenarbeit zustande kommt, hängt natürlich nicht ausschließlich vom Onboarding ab. Allerdings können und sollten Personalverantwortliche dem Onboarding neuer Mitarbeitenden eine besondere Bedeutung zuschreiben, denn in die gelungene Einarbeitung zu investieren, rechnet sich auf lange Sicht zumeist für alle Beteiligten.