Procurement 4.0 - die digitale Transformation des Einkaufs

Dies ist der sechste Teil unserer Serie “Digitalisierung 2021”. In den vorherigen Artikeln haben wir uns mit der Digitalisierung in den Bereichen Vertrieb, IT-Sicherheit, Marketing, Logistik und Finanzwesen befasst. Heute geht es um die Digitalisierung im Einkauf (engl. Procurement).

Was ist die Digitalisierung im Einkauf?

Die Digitalisierung im Einkauf (auch Digital Procurement genannt) bedeutet, dass digitale Technologien für den Einkauf genutzt werden, um – wer hätte es gedacht – Zeit und Geld zu sparen. Dies geschieht durch eine verbesserte Effizienz sowie die Aufdeckung von Bereichen zur Optimierung. Weiterhin sollen die Beziehungen zu Lieferanten und den jeweiligen Stakeholdern (Interessenvertreter) stärker entwickelt und vertieft werden.

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Status Quo Digital Procurement

Doch in der Realität steckt der Einkauf oftmals noch in analogen Prozessen und veralteten Technologien fest und ist weit entfernt von einem digitalen Einkauf. Informationen werden in zahlreichen Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten festgehalten und versickern in isolierten Datensilos. Damit sind diese Daten unfähig, um zur Automation oder zur Voraussage (Stichwort: Predictive Analytics) genutzt zu werden. Und die Expert:innen, die das verstehen, fehlen ebenfalls.

Ein weiterer Grund ist, dass die Digitalisierung des Einkaufs oftmals stiefmütterlich behandelt wird, ist, dass omnipräsente Bereiche wie der Vertrieb, das Marketing oder die IT-Sicherheit die gesamte Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Der primäre Fokus auf diese Bereiche ist am Anfang auch berechtigt, doch ist der Einkauf eine weitere Schlüsselkomponente, die einen echten Schatz für Unternehmen bereithält: ein großer Satz an bestehenden Daten sowie zusätzlich die Verbindungen in viele interne und externe Abteilungen und Bereiche. Insbesondere die Verbindung zu Lieferanten, Stakeholdern und zur gesamten Lieferkette.

Eine erhebliche Auswirkung wird in Zukunft die Fähigkeit sein, datengetriebene Unternehmensentscheidungen (engl. Business Decisions) zu fällen. Und der digitale Einkauf hat das Potenzial, einen großen Teil der Daten zu liefern, die für jene Entscheidungen von Bedeutung sind.

Doch durch die hohe Vernetzung des digitalen Einkaufs lauert auf der anderen Seite auch eine Gefahr:
Im Zuge der Digitalisierung außerhalb des Einkaufs könnte dieser komplett ausgelagert oder vollständig durch Maschinen, Bots, künstliche Intelligenz ersetzt werden.

Einkaufsleiter:innen und CPOs (Chief Procurement Officer) haben jetzt die Chance, mittels Digitalisierung die Wettbewerbsposition des Unternehmens im Markt und der eigenen Abteilung zu stärken – verfehlen sie die Möglichkeit, fällt die Abteilung zurück, wird teils ersetzt oder muss gar damit rechnen, vollständig aufgelöst zu werden.
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Vorteile der Digitalisierung des Einkaufs

Neben der Notwendigkeit, die wir gerade kennengelernt haben, wartet eine Digitalisierung in diesem Bereich natürlich auch mit bedeutenden Vorteilen auf.

• Kosteneinsparung: Deloitte gibt dann, dass Unternehmen mit einem optimal strukturierten Einkauf 21 Prozent an Personalkosten und bis zu 30 % an Prozesskosten sparen
• Vertrauensbildung und Ermutigung der Stakeholder, Sie früher in ihre Prozesse einzubeziehen, wo Sie Mehrwerte liefern können
• Innovation seitens der Lieferanten wird angeregt
• Intuitives und optimiertes Einkaufserlebnis für Stakeholder
• Verbesserung von Initiativen zur sozialen Verantwortung von Unternehmen (engl. Corporate Social Responsibility, CSR) durch Integration von CSR in Prozesse wie Lieferantenbewertungen und Einkaufsentscheidungen
• Reduzierung von organisatorischen Risiken durch Verbesserung von Compliance-Prozessen und durch Lieferantenaudits
• Steigerung der Vernetzung innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens durch Erstellung von Plattformen, über die interne und externe Parteien und Stakeholder auf Daten, Prozesse und mehr zugreifen können
• Entwicklung neuer Geschäftsmodelle
  

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Schauen wir uns nun im Folgenden an, welche Technologien zu betrachten sind, um die Vorteile der Digitalisierung im Einkauf voll auszuschöpfen.

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Digitale Technologien und Möglichkeiten für den Einkauf

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Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML) und Cognitive Computing

Das maschinelle Lernen (Teilbereich von KI, engl. Machine Learning) ist die Fähigkeit einer Maschine, ihre eigene Leistung kontinuierlich zu verbessern – ohne dass ein Mensch eingreifen muss, um ihr zu erklären, wie sie ihre Aufgaben zu erfüllen hat.

Durch Mustererkennung und wiederholte Anwendung dieses ML-Algorithmus können unstrukturierte Daten (Daten über Ausgaben, Kosten, Verträgen, Lieferanten etc.) schnell erfasst, strukturiert und analysiert werden. Das eignet sich zum Beispiel besonders für großen Datenmengen (Big Data). Aber auch für Daten der Kreditorenbuchhaltung oder der Reisekosten, die oftmals außerhalb des Enterprise Resource Planning-Systems erfasst werden. Durch die Analyse können neue Erkenntnisse und Möglichkeiten gewonnen werden, Prozesse und Anwendungen zu optimieren. Im besten Fall können sogar neue Geschäftsmodelle entdeckt werden. Cognitive Computing umfasst Technologien wie KI, maschinelles Lernen, Mensch-Maschine-Interaktion, Spracherkennung, Gesichts- und Bilderkennung und vieles mehr. Daher sind Chatbots eine klassische Anwendung des Cognitive Computings. Diese werden genutzt, um eine große Bandbreite von Lieferantenanfragen automatisiert zu beantworten und somit den Verwaltungsaufwand für den Einkauf erheblich zu reduzieren.

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Predictive Analytics (Vorausschauende Analyse)

Hier werden u. a. Statistik, Modellierung, maschinelles Lernen und KI vereint. Diese Kombination analysiert Daten und Trends, um Vorhersagen über die Zukunft zu treffen und Risiken und Chancen zu ermitteln. Praktisch eine digitale “Kristallkugel”. Damit sollen Kosten-/Preisschwankungen, Nachfrage, Lieferanten-/Länderrisiken usw. prognostiziert werden und zur proaktive Entscheidungsfindung dienen.

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Robotic Process Automation (RPA)

Die RPA hilft repetitive administrative Aufgaben zu erledigen. Dabei ahmt das Programm den Menschen bei der Ausführung einer Aufgabe nach und versucht, nicht selbst zu denken oder zu interpretieren wie die künstliche Intelligenz. In der Praxis kann die RPA bspw. errechnen, wann bestimmte Bestellungen gemacht werden müssen – und diese dann auch aufgeben.

Blockchain

Eine Blockchain steht - vereinfacht ausgedrückt - für sichere und direkte Transaktionen im Internet. Die Blockchain erweist sich in der Lieferkette (engl. Supply Chain) als besonders hilfreich, da sie eine ​​durchgehende Transparenz und Kontrolle ermöglicht und verstärkt. Eine Blockchain ist eine verschlüsselte Datenstruktur, die ein vertrauenswürdiges Peer-to-Peer-Netzwerk (Computer-Netz, bei denen mehrere Computer untereinander verbunden sind und zusammenarbeiten) nutzt, um digitale Transaktionsbücher zu erstellen. 

eProcurement / E-Procurement

eProcurement bezeichnet den elektronischen Kauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über das Internet. Dabei unterstützt es den Online-Informationsaustausch zwischen Einkäufern und Lieferanten und erhöht nachweislich die Produktivität und Transparenz - und senkt gleichzeitig die Kosten. Mit eProcurement wird auch die dritte Phase in der Evolution von Beschaffungssystemen bezeichnet (Abb. 2, siehe unten).

Cloud ERP und -Demokratisierung

Die Vorteile der Verlagerung von Anwendungen und Services in die Cloud liegen auf der Hand: permanente Verfügbarkeit und Aktualität, sehr hohe Ausfallsicherheit und Vorteile bei der Datensicherung. 
Über die ERP-Demokratisierung haben wir bereits im letzten Artikel gesprochen. Zusammengefasst geht es darum, dass sich Enterprise Resource Planning-Systeme als zentrale Schaltstelle für digitale Prozesse herauskristallisieren. Jedoch hält das ERP-System nicht als Monopol alle Fäden in der Hand, sondern ein Verbund von Microservices und spezialisierten Anwendungen interagiert unabhängig untereinander und mit dem ERP System (oder auch nicht). 

Neben diesen Möglichkeiten gibt es noch weitere Technologien für den Einkauf, jedoch würde es den Rahmen sprengen auf diese einzugehen. Zu nennen wäre hier: Visualisierung, Crowdsourcing, 3D-Druck, Sensoren & Wearables und virtuelle Realität.

Ohnehin sind das jetzt schon eine ganze Reihe an Technologien, die jede für sich eine Herausforderung bei der Implementierung darstellt. Gleichermaßen stellen sie eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Unternehmen dar, bieten einen echten Mehrwert und erleichtern es Einkäufer:innen, die Lieferkette zu verwalten. Und nicht zuletzt warten hier spürbare Kosteneinsparungen für jedes Unternehmen auf.

Doch mit Technologie alleine ist es nicht getan. Sie sind zwar die essenziellen Werkzeuge für die digitale Transformation, doch der Erfolg dieser hängt vor allem an einer Sache: die richtige Strategie.

"84 Prozent der Procurement-Unternehmen glauben, dass die digitale Transformation die Art und Weise, wie ihre Dienstleistungen erbracht werden, grundlegend verändern wird (...). Doch nur 32 Prozent haben eine Strategie für den Weg dorthin entwickelt.”

- The Hackett Group

Während die Hackett Group von 32 Prozent ausgeht, kommt Deloitte durch Ihre "Chief Procurement Officer Survey 2018" Umfrage zu folgendem nüchternen Ergebnis:

"Nur 6 Prozent der Einkaufsleiter (...) glauben, dass ihre digitale Beschaffungsstrategie ihnen helfen wird, ihre Ziele vollständig zu erreichen und den Unternehmenswert zu steigern. Und nur 18 Prozent (...) haben eine digitale Beschaffungsstrategie, die durch einen ganzheitlichen Business Case unterstützt wird."

- Deloitte

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Weiterhin sagt Deloitte aus, dass "die Anwendung digitaler Technologien es im Einkauf ermöglicht, die strategische Beschaffung vorausschauender zu gestalten, die transaktionale Beschaffung zu automatisieren, das Lieferantenmanagement proaktiver zu gestalten und die Beschaffungsvorgänge intelligenter zu gestalten."

Über das umfangreiche Potenzial gibt es keine zwei Meinungen. Damit Sie dieses Potenzial voll ausnutzen können, ist der erste Schritt eine sorgfältige digitale Strategie und Vision. Diese sollte handlungsorientiert, skalierbar und flexibel sein, vor allem um neue Technologien und Ansätze zu integrieren. Im Folgenden haben wir einen 4-Schritte-Plan definiert, um Ihnen den Start und und die Umsetzung der Digitalisierung im Einkauf zu erleichtern. 

Digital Procurement: Strategie, Planung, Umsetzung und Revision 

Für die erfolgreiche digitale Transformation des Einkaufs empfiehlt es sich, die folgenden vier Schritte kontinuierlich anzuwenden:

1.  Potenziale identifizieren und Ziele festlegen

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen ist es, die derzeitige Position im Beschaffungsprozess innerhalb der eigenen Organisation zu verstehen. Dazu gehören auch die Verbindung zu externen Stakeholdern. Wo steht Ihr Unternehmen in der digitalen Transformation des Einkaufs?

Damit ist man in der Lage, Potenziale zu identifizieren und Ziele zu definieren. Diese Informationen helfen wiederum, einen positiven Business Case zu entwickeln, der kurz-, mittel- und langfristige Ziele vereint. Mit welchen Ergebnissen und Werten ist in den folgenden Bereichen zu rechnen und wie lassen sich diese kontinuierliche verbessern?

Effektivität: niedriger Preis durch Prozess- und Materialkostenersparnis, bessere Produktqualität, mehr Umsatz, höherer Gewinn

Nachhaltigkeit: Verminderung von Risiken und Steigerung von Innovationen

Effizienz: schnellere Produkteinführung (Time-to-Market), verbesserter Zugriff auf Ressourcen, optimierte Prozesse durch verkürzte Prozessdurchlaufzeiten

Eine weitere Komponente der Nachhaltigkeit ist die “Procurement Experience”. Der Begriff soll gleichermaßen die Erfahrung von Kund:innen, Lieferanten und Stakeholdern zusammenfassen. Werden hier positive Erlebnisse geschaffen, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass der Einkauf frühzeitig in Initiativen einbezogen wird oder Zugang zu wichtigen Ressourcen oder Informationen erhält. 

Als Beispiel ist hier die Autoindustrie zu nennen, die ihre Lieferanten als strategische Partner behandelt. Nicht ohne Grund, denn bis zu 75 Prozent der Komponenten eines Automobils werden heute von Zulieferern der Automobilindustrie entwickelt und produziert. Diese Beziehung trägt den Begriff Supplier Relationship Management (kurz: SRM) und sorgt dafür, die Beschaffungskosten zu optimieren und die eigenen Herstellungsprozesse zu sichern.

2. Auswahl der Tools und des Teams

Hat man sich einmal die Ziele gesteckt, kann man sich um die Erreichung dieser bemühen. Welche Personen und Stakeholder werden für die Erreichung der Ziele benötigt und welche Technologien kommen zum Einsatz? Digitale Tools können den Einkauf in vier Schlüsselbereichen unterstützen und bereichern:

Automation

Automation hilft, alltägliche, routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren. Außerdem sorgt sie in dem Prozess auch für die Digitalisierung der Daten, bzw. für die Notwendigkeit, dass diese in digitalisierter Form vorliegen müssen.

Entscheidungsprozess

Bei der Entscheidungsfindung (engl. decision-making) helfen digitale Assistenten für einen beschleunigten Prozess, indem sie Empfehlungen aussprechen.

Konnektivität

Die allgemeine Vernetzung wird durch gemeinschaftliche/intelligente Arbeitsabläufe (engl. Workflows) erhöht. Interne als auch externe Portale mit erweiterter Zusammenarbeit und Kommunikation tragen ebenfalls dazu bei. Offene technologische Plattformen, z. B. auf Basis von Open Source oder durch Verwendung von Standardprotokollen oder -Schnittstellen (engl. APIs) sorgen für eine erhöhte Interoperabilität.

Innovation

Die Innovation wird gefördert durch Technologien und Services, die Erkenntnisse und Einsichten (engl. Insights) liefern können, die beim Produkt, den Kund:innen sowie den Zulieferern entstehen. Die technische Lösung zeigt Muster auf oder gibt Hinweise, welche Bereiche zur Innovation fähig sind. Data Scientists sind die Expert:innen in der Auswertung dieser Daten.

In Abhängigkeit der Ziele und Ergebnisse, die ein Unternehmen erreichen oder verstärken will, können digitale Lösungen identifiziert werden, die sich am besten für das jeweilige Ziel eignen. Bei der Auswahl ist zu berücksichtigen, in welchem Ausmaß eine gewählte Technologie zum erwarteten Geschäftsergebnis beiträgt.

Noch entscheidender als die Werkzeuge sind die Menschen, die die digitale Transformation umsetzen und kontinuierlich prüfen und verbessern. Deloitte setzt in “Bausteine einer digitalen Strategie für den Einkauf” einen Fokus auf das Talent-Management (siehe Abb. 2). Durch die Erfassung des Ist-Zustands und der Definition der Ziele im ersten Schritt unseres 4-Schritte Plans können sie genau erfassen, welche Fähigkeiten, Talente und Kenntnisse Sie benötigen.

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Weiterhin wird nicht nur das interne Team aus Expert:innen betrachtet, sondern umfasst auch die Stakeholder. Vor allem die in Schlüsselpositionen. Holen sie diese rechtzeitig an Bord, integrieren Sie sie in Ihre Prozesse und pflegen Sie eine gleichermaßen wertschöpfende Beziehung mit ihnen. Win-Win always wins.

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3. Digitalisierung des Einkaufs auf Basis von Kund:in, Produkt und Lieferkette

Die Strategie ist festgelegt, das Team versammelt und die Stakeholder sind auch an Bord – die Transformation kann starten! Aus der vorherigen Abbildung (Abb. 2) wird ersichtlich, dass eine Kommunikation zwischen allen Bereichen der digitalisierten Lieferkette stattfindet. Damit der Einkauf ("Supplier" in der Abb.) wertschöpfend und effizient ist, muss deren Strategie auf die Strategien von Produktion, Lieferkette und vom Unternehmen abgestimmt sein und zusätzlich auf die Kundenbedürfnisse eingehen.

Unter Berücksichtigung dieses holistischen Ansatzes und in Verbindung von Industrie 4.0 Technologien, die zuvor unter “Digitale Technologien und Möglichkeiten” vorgestellt haben, erreicht der Einkauf den Status von Procurement 4.0 (Abb. 4).

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Procurement 4.0 bedeutet sowohl die interaktive Zusammenarbeit aller beteiligten Parteien einer Lieferkette als auch die Sicherstellung, dass alle von dieser Zusammenarbeit profitieren. Die Vorteile, die aus dieser Konstellation resultieren, haben wir ebenfalls zuvor kennengelernt.

4. Tracking und Revision

Im letzten Schritt wird die Auswirkung und Wertschöpfung gemessen und ausgewertet. Bei der Durchführung des Prozesses lernt man neue Fähigkeiten und gewinnt neue Erkenntnisse, welche wiederum zu neuen Zielen führt. Mit diesen neu definierten Zielen wird anschließend der gesamte Prozess wiederholt. Eventuell hat man auch nicht die ursprünglichen Ziele erreicht – nun hat man die Möglichkeit, die Vorgehensweise, die Ziele oder beides entsprechend anzupassen. Damit erreicht man eine kontinuierliche Verbesserung in allen Geschäftsbereichen und bei den Akteuren der Lieferkette. Dazu ist es auch erforderlich, in dieser Phase mit den Teilnehmer:innen der Lieferkette zusammenzuarbeiten und Kundenfeedback einzuholen. Dies stärkt die jeweilige Beziehung und stellt sicher, dass die gewünschten Unternehmensziele erreicht werden können.

Fazit 

Die Bedeutung des Einkaufs steigt – auch im Bereich der Profitsteigerung. Um hier ein Höchstmaß an Wertschöpfung zu erreichen, muss dieser Abteilung entsprechend Aufmerksamkeit, Ressourcen, Technologie und das entsprechende Talent zur Verfügung gestellt werden. Denn der Einkauf ist auch die hauptsächliche Instanz der Versorgungssicherheit. Auch in den bestehenden (und zukünftigen) Daten und Prozessen schlummert ein enormes Potenzial, dass mithilfe Data Scientists und Business Intelligence Analysten vollständig ausgelotet werden kann.

Zusätzlich trägt der Einkauf eine gesellschaftliche Verantwortung. Die Corporate Social Responsibility ist seit 2017 gesetzlich vorgeschrieben und sorgt für die Nachhaltigkeit in der Lieferkette. Tragen Sie Ihren Teil für zukünftige Generationen bei und sorgen Sie dafür, dass die Welt ein klein wenig besser wird – zumindest in einem Teil Ihrer Lieferkette.

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Dies ist der sechste Teil unserer Serie „Digitalisierung 2022“. Lernen Sie im nächsten Artikel über die Bedeutung der Digitalen Transformation in der Produktion.

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